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Canon in prima linea nei processi di validazione dei contratti

 

Attraverso un’interfaccia web condivisa con il cliente, Canon Business Information Services costruisce una linea di validazione dei contratti conforme alle policy aziendali e alle prescrizioni normative. I sistemi di lettura ottica e l’applicazione di algoritmi e regole manuali rendono il controllo dei documenti automatico e sicuro

 

Canon Enzo CapilliLa validazione formale e sostanziale dei contratti è una fase cruciale del processo di gestione documentale. Un controllo inefficiente può comportare rischi finanziari non trascurabili; al contrario, ottimizzare il processo assicura il pieno controllo dei fascicoli di istruttoria quando si tratta di concedere un finanziamento, un mutuo, una polizza assicurativa. Spiega Enzo Capilli, Direttore Commerciale Business Information Services Canon: «Tipicamente, il monitoraggio riguarda i contratti trasmessi dalle filiali alla casa madre, tenuta a verificare il rispetto della normativa e dei controlli antifrode. La gestione dei processi di validazione si colloca nell’ambito delle Operations e compete al responsabile del back office e del contract processing. Ma il tema coinvolge anche il risk management, una funzione che fa capo alla direzione finanziaria».

La competenza dell’outsourcer

Il processo prevede una verifica di conformità formale e un controllo sostanziale della correttezza dei dati e degli importi segnalati nei documenti, nel rispetto delle policy aziendali e delle normative di settore. La componente fissa è costituita dai flussi documentali elettronici trasmessi dal cliente, quella variabile consta dalle regole che l’azienda decide di implementare a seconda delle proprie esigenze e del quadro normativo di riferimento. «Canon gestisce la linea di validazione attraverso un’interfaccia web condivisa con il cliente. Uno strumento di collaborazione dinamico che permette di impostare i controlli e le regole che sovrintendono alla verifica dei dati – continua Capilli. I documenti ricevuti via web service in formato pdf vengono indicizzati e classificati tramite metadati. Canon offre una serie di applicativi, le Canon Solutions, capaci di leggere il contenuto e di estrarre i dati rilevanti secondo algoritmi preimpostati, in modalità machine learning. La verifica automatica è completata da una manuale condotta da personale qualificato».

Un supporto decisionale in tempo reale

Le informazioni ricavate dai documenti sono classificate secondo le regole stabilite e l’interazione tra il flusso dati e le policy aziendali concorre alla formulazione della valutazione, che viene visualizzata secondo una metafora semaforica: il verde segnala il via libera, il rosso indica una non conformità. «L’esito del processo è un documento sintetico che esprime l’accettazione o il rifiuto – chiarisce Capilli. Il sistema è in ultima analisi un supporto decisionale a uso di chi, all’interno dell’azienda, deve autorizzare il contratto». Il processo si conclude con la restituzione di un feedback all’azienda e, su richiesta, con una notifica istantanea al cliente finale. A verifica superata, il contratto viene archiviato secondo i criteri di indicizzazione concordati con l’azienda.

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