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Quando la collaboration incontra l’ufficio acquisti

In quattro mesi, la Compagnia assicurativa CARGEAS ha implementato una piattaforma su cloud per la gestione degli acquisti: una innovazione di processo, che ha portato importanti benefici dal punto di vista relazionale, grazie a strumenti di collaboration in real time

Cargeas AielloUna governance centralizzata degli acquisti. Dove la collaboration ha un ruolo fondamentale. A inizio 2016, CARGEAS ha dato il via a un processo di riorganizzazione delle funzioni aziendali di acquisto, con l’obiettivo di accentrarne la governance, fino a quel momento distribuita nei diversi dipartimenti aziendali, in un unico ufficio. «L’obiettivo del management era creare una struttura capace di generare valore per la compagnia, implementando una strategia di riduzione dei costi totali d’acquisto – racconta Davide Aiello, Responsabile Acquisti di CARGEAS –, migliorare i lead time e la loro affidabilità, aumentare la collaborazione tra le diverse funzioni aziendali coinvolte nel processo di acquisto. Ma anche adottare politiche innovative di selezione e gestione dei fornitori, per migliorare il servizio e ottimizzare anche il rischio in un’ottica di governance dei contratti».

Una piattaforma in quattro mesi

La Compagnia ha quindi scelto la soluzione TAS extendERP, basata su Oracle Cloud, per la gestione dei processi di acquisto. «Con TAS abbiamo un rapporto consolidato – osserva Aiello – e grazie alla loro soluzione abbiamo potuto mettere ordine all’interno di un processo aziendale che risultava troppo parcellizzato, supportando il nuovo ufficio centrale nella gestione del rapporto con tutti i fornitori. Avevamo bisogno di una soluzione che ci consentisse in breve tempo di governare quindi i principali processi di acquisto in modo accentrato e con TAS Group non abbiamo disegnato una soluzione ideale per poi costruirla mattoncino su mattoncino, ma abbiamo individuato gli aspetti prioritari da indirizzare. Questo approccio ci ha consentito di ottimizzare l’80% dei processi nel giro di quattro mesi, dotandoci di un Supplier Portal innovativo che gestisce tutti gli aspetti del processo di acquisto».

Il Supplier Portal: centro relazionale interno ed esterno

Forte anche la commistione delle aree di business coinvolte nel progetto. «Il risk, la compliance e anche l’audit hanno contribuito alla definizione della fase progettuale – precisa Aiello. Ma l’aspetto più rilevante di questo strumento consiste nella collaborazione, sia verso l’esterno, ovvero con il fornitore, sia come condivisione interna tra le diverse funzioni aziendali. Possiamo quindi gestire in modo trasparente il rapporto con il fornitore, comunicando con chiarezza le regole messe in atto dall’organizzazione, soprattutto in attività critiche: ad esempio, l’ingaggio dei fornitori nella gestione delle gare, per cui prima i criteri erano condivisi con più difficoltà. Mentre internamente possiamo comunicare e condividere in tempo reale le attività del processo di acquisto».

Una nuova relazione con i fornitori

Il risultato è un processo standardizzato sui controlli di qualifica dei fornitori. «Inoltre, abbiamo aumentato la trasparenza di questi controlli – continua Aiello –, con la garanzia che tutti i fornitori presenti nell’Albo della Compagnia rispondono a precise caratteristiche dettate dalle policy aziendali, possiamo associare dei rating e controllare in modo dinamico il loro andamento economico. Inoltre, con l’accentramento delle attività in un unico ufficio, la relazione con i fornitori è omogenea e ci permette di liberare risorse dal processo di acquisto per concentrarle sulla negoziazione, con un vantaggio anche in termini economici. L’ultimo step su cui stiamo lavorando è il modulo di gestione delle gare per i fornitori, che dovrebbe rendere tracciabile il 70% dei nostri acquisti soggetti a gara: la piattaforma diventerà l’unico strumento di collaborazione tra la Compagnia e i fornitori, che potranno anche aggiornare i propri prodotti e servizi grazie alla soluzione».

I benefici, anche per l’Area Finance

La relazione tra l’ufficio acquisti e l’area Finance è sempre molto stretta. Ma con i sistemi di collaboration il legame è anche maggiore. «La struttura Finance lavora più agilmente sul sistema di gestione delle forniture – sottolinea Aiello – per verificare l’invio delle fatture e anche la ricezione degli ordini interni. Prima dell’introduzione di questi sistemi di collaboration, le comunicazioni avvenivano principalmente attraverso dei report periodici sui processi e sui risultati: oggi tutte le aree aziendali coinvolte collaborano sulla stessa piattaforma con uno scambio immediato di informazioni»

Un nuovo paradigma organizzativo

TAS Group Giuseppe FranziniInsomma, l’innovazione non è solo funzionale e tecnologica, «ma rappresenta un cambiamento di paradigma organizzativo – chiosa Giuseppe Franzini, Head of Business Unit - xtdERP di TAS Group. Il progetto ha infatti coinvolto in un primo tempo la struttura organizzativa della Compagnia, rivoluzionando una serie di rapporti ed equilibri attraverso la collaboration interna. Ma questo cambiamento si riflette anche sulla relazione con il fornitore, a testimonianza di quanto sia importante definire una strategia ancora prima di adottare una tecnologia».

Il risvolto internazionale

Conoscere gli obiettivi, per modellare una soluzione sulle proprie caratteristiche è un elemento fondamentale quindi. «La nostra scelta è quindi ricaduta su una piattaforma parametrizzata ma che si appoggia su una piattaforma applicativa cloud standard, che ben si adatta alle necessità della nostra Compagnia – conclude Aiello».

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