Digital Financial Officer

  • Primo piano
  • Note spese nell'era della collaboration cashless
Aziende

Note spese nell'era della collaboration cashless

Digitalizzare la gestione delle note spese, con un monitoraggio in tempo reale. TAS extendERP è una soluzione multidevice che consente di gestire in modo efficiente le spese di trasferta del personale. «Le aziende hanno bisogno di migliorare il controllo sulle spese, di raccoglierle e controllarle in tempo reale per ogni singola attività: un approccio digitalizzato e paperless che semplifica la gestione dei costi e automatizza le attività contabili e fiscali – racconta Giuseppe Franzini, Head of Business Unit - xtdERP di TAS Group. La contemporanea adozione di strumenti di pagamento cashless per i dipendenti permette di raggiungere un grado di digitalizzazione del processo ancora maggiore».

Le esigenze delle aziende

Recenti survey hanno evidenziato come per le aziende sia ancora e sempre più attuale la necessità di monitorare la spesa, nonché efficientare i processi operativi e amministrativi di gestione delle note spese. Obiettivi per i quali è oggi sempre più stringente l’adozione di strumenti digitali di gestione dei complessivi processi di viaggio dei dipendenti. Allo stesso modo alta è la pervasività nell’adozione di strumenti di pagamento elettronico cashless per i dipendenti, per una ricerca di sempre maggiore automatizzazione e digitalizzazione dei processi in esame.

“Dimenticarsi” del contante

Se prioritaria appare ancora per le aziende l’esigenza di digitalizzare ed efficientare il processo di raccolta e contabilizzazione delle nostre spese, non di meno alta è ormai la diffusione di strumenti di pagamento cashless per il proprio personale. «Grazie alla nostra suite Cashless 3.0 – precisa Franzini –, possiamo offrire alle aziende carte di pagamento e altri strumenti all’avanguardia, come app e wallet per pagare via smartphone, anche se per la verità in Italia si sconta un certo ritardo e per ora lo strumento che va per la maggiore è ancora la carta, spesso prepagata e fornita dall’ufficio trasferte. La scelta ricade dunque su uno strumento semplice, ben monitorabile e non troppo costoso».

Digitalizzare e dimenticarsi degli scontrini “volanti”

Pilastro della nuova soluzione TAS extendERP sono due grandi trend del momento: la digitalizzazione dei processi e la dematerializzazione dei documenti cartacei. «Scansionare le note spese dal cartaceo offre informazioni utili con un elevato livello di dettaglio – prosegue Franzini. In azienda servono strumenti self service che permettano al personale in trasferta di caricare in modo autonomo e in tempo reale le informazioni. Il vantaggio è nella precisione delle informazioni raccolte e nel risparmio di tempo e costi rispetto ad un controllo da cartaceo». TAS extendERP è multidevice e accessibile da remoto dal personale in trasferta per archiviare digitalmente i giustificativi di spesa. «L’archiviazione è ottica: ovvero basta uno scatto dalla fotocamera di qualsiasi dispositivo – chiarisce Franzini. In questo modo, le note spese sono comunicate in modo automatico e digitale, oltre che in tempo reale, all’interno della suite. L’azienda ha quindi il pieno controllo delle attività di commessa e sulle attività pianificate per ogni collaboratore»

Il machine learning aiuterà

Insomma, basta una foto per acquisire scontrini e ricevute, con un livello di dettaglio che arriva fino alla tipologia di spesa. «Un controllo paperless che alleggerisce il processo dal punto di vista gestionale – commenta Franzini. Le nuove frontiere del machine learning sono ormai arrivate a offrire alti livelli di riconoscimento: da una semplice immagine potranno essere individuate le voci di spesa con una nomenclatura predefinita. Un esempio: la voce “ristorante” sullo scontrino sarà inserita nella categoria “vitto”. A oggi l’abbinamento è manuale ma il machine learning potrà affinare questi processi».

Quando il costo è l’ago della bilancia

Il gestionale permette inoltre alle aziende di capire se una determinata attività in trasferta sia remunerativa o meno. «Ogni singola fase o attività operativa, di conseguenza, è monitorata per comprendere l’impatto sul business – prosegue Franzini – con un alto livello di dettaglio. Le aziende sanno quindi quanto l’attività offra dei ritorni per agire di conseguenza».

Efficienza nella fiscalità

Un altro vantaggio portato dall’elemento gestionale è l’automazione delle attività contabili e fiscali, «sia per quanto riguarda la contabilità – continua Franzini – sia per il personale, che può ottenere la liquidazione della nota spesa con un accredito diretto in busta paga, distinguendo a priori le voci detraibili dalle restanti. Si possono definire quali voci o quali parti di una nota spese devono andare a rimborso in automatico, senza generare reddito imponibile, e quali invece devono essere trattenute».

L’impatto sulla salute del clima aziendale

Infine, la capacità di saper gestire al meglio trasferte, e costi correlati, aiuta a creare un clima aziendale positivo. «I dipendenti avvertono una maggiore equità nel trattamento – conclude Franzini – proprio perché questi wstrumenti informatizzati garantiscono omogeneità di regole tra il personale, evitando frizioni nel clima aziendale».

Le ultime notizie su: TAS Group, Tecnologie digitali

Questo sito utilizza i cookie di navigazione e di profilazione pubblicitaria, anche di terze parti.
Puoi disattivare i cookie dal tuo browser. Proseguendo la navigazione, accetti l'uso dei cookie.

Se non si modificano le impostazioni del browser, l'utente accetta.